Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định

Các thông tin về hóa đơn điện tử 

Trước khi tìm hiểu về cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào hay quy trình thực hiện ra sao, bạn cần nắm bắt rõ những điều cơ bản về hóa đơn điện tử. 

Vì vậy, căn cứ vào khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính: 

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP Chính phủ đã quy định hóa đơn điện tử bao gồm những loại sau: 

• Hóa đơn giá trị gia tăng: đây là loại hóa đơn áp dụng với người bán với mục đích thực hiện khai thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp khấu trừ, trong đó bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 
• Hóa đơn bán hàng: loại hóa đơn áp dụng với phía người bán với mục đích nhằm thực hiện khai thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp trực tiếp, trong đó bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 
• Các loại hóa đơn khác: tem, vé, thẻ, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển, hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ các nội dung yêu cầu của một hóa đơn điện tử. 

Thời gian cần xuất hóa đơn điện tử là khi nào?

Khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán sẽ cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thế như: 

• Xuất hóa đơn điện tử ra giấy để phục vụ cho quá trình vận chuyển, lưu thông hàng hóa trên đường, thuận lợi chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra. 
• Là nguồn tài liệu hỗ trợ nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, tạo tính tin cậy cho người tiêu dùng. 
• Là căn cứ phục vụ cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra nguồn gốc hàng hóa đã mua hoặc trong trường hợp bên mua có yêu cầu cụ thể. 
• Phục vụ cho chính hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử ra giấy để hỗ trợ các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết. 

Lưu ý: 

Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những hóa điện tử hợp pháp khi được xuất ra giấy thì được gọi là chứng từ giấy. Do đó, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo đúng và khởi với nội dung của hóa đơn điện tử. 

Bên cạnh đó, khi xuất hóa đơn điện ra giấy, tức là chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo đúng quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để thực hiện bất cứ giao dịch, thanh toán nào. Chỉ trừ đối với trường hợp hóa đơn được khởi từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định

Để có thể đảm bảo được cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được theo đúng quy định của pháp luật, quý khách chỉ cần thực hiện quy trình với 5 bước cơ bản dưới đây: 

• Bước 1: Quý khách cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng. 
• Bước 2: Thực hiện tiến hành chọn chức năng “in chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra giấy. 

• Bước 3: Quý khách hãy nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi. 
• Bước 4: Quý khách thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn điện tử đã được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột và lệnh “in chuyển đôi”. 
• Bước 5: Quý khách nhận hóa điện tử sau khi in từ dạng hóa đơn giấy bằng máy in, sau đó ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý đối với chứng từ giấy đã được in ra.