Hướng dẫn chi tiết đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Các điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng, các chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau:

Tiến hành đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số 

Chủ doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo đúng quy định của pháp luật. Cần lưu ý rằng, tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thì chữ ký số phải còn hiệu lực ký.

Trang bị các thiết bị truy cập mạng internet

Thiết bị truy cập internet cần có đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ quan trọng như kê khai, phát hành hay lưu trữ hóa đơn điện tử.

Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu 

Hệ cơ sở dữ liệu lớn có tác dụng lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian 10 năm theo quy định hoặc phải lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến, được chứng nhận về an toàn và bảo mật.

Tìm hiểu và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Các doanh nghiệp khi chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn những nơi có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề trục trặc xảy ra sẽ được hỗ trợ kịp thời.

Xây dựng phần mềm bán hàng hoá kết nối với phần mềm kế toán

Phần mềm này cần đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.  Dữ liệu cần được tự động chuyển vào phần mềm kế toán vào thời điểm lập hoá đơn.

Các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 

Sau khi đã chuẩn bị và đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Các chủ doanh nghiệp nên tiến hành làm hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

Một bộ hồ sơ xin phép phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

• Một bản thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
• Một bản quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
• Một bản mẫu hóa đơn điện tử do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được cơ quan thuế thông báo khi cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa. Sau khi nhận được thông báo chính thức, chủ doanh nghiệp cần tiến hành các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử. Cụ thể, các bước trong thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải được soạn chuẩn theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123. Sau khi biên soạn thì gửi tờ khai đến cơ quan thuế.

Bước 2: Tiếp nhận thông báo về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế

Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ thực hiện gửi thông báo điện tử về vấn đề tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các hộ và cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử mà đơn vị đăng ký đã khai báo với cơ quan thuế.

Bước 3: Nhận thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận của Cơ quan Thuế

Trong vòng 1 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho Doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận cho doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

Lưu ý sau khi nhận được thông báo chấp nhận hoặc không:

Với trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành xuất hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp doanh nghiệp không được chấp nhận thì cần thực hiện điều chỉnh và bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế rồi gửi lại theo các bước trên.

Ngoài ra, Nghị định 123 còn quy định một số nội dung khác như: Tính từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận bản đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các hộ và cá nhân kinh doanh phải ngay lập tức ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã được thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự và các thủ tục về tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.