Cách điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử đơn giản nhất năm 2023

Điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử là gì?

Lập hóa đơn điều chỉnh giảm là công việc mà các tổ chức doanh nghiệp cần phải làm khi những hóa đơn đã lập nhưng xảy ra sai sót. Theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, trong trường hợp các hóa đơn đã lập nhưng xảy ra sai sót, thì cần tuân thủ các điều sau:

1. Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hóa đơn để ghi rõ các sai sót đã xảy ra. Văn bản thỏa thuận này cần được có chữ ký điện tử của cả hai bên để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của thỏa thuận.
2. Người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh để sửa các sai sót trên hóa đơn ban đầu. Hóa đơn điện tử điều chỉnh này phải phản ánh đúng thông tin và giá trị giao dịch thực tế, thể hiện các thay đổi cần thiết để khắc phục sai sót trước đó.

Những quy định trên nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp của thông tin trên hóa đơn điện tử với thực tế giao dịch, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và xác minh thông tin kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp bảo vệ quyền lợi và tránh tranh chấp giữa các bên tham gia giao dịch.

Các trường hợp cần điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ được lập trong các trường hợp dưới đây:

1. Khi hóa đơn có sai sót về thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế hoặc các thông tin khác cao hơn thực tế, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế.
2. Khi thực hiện chiết khấu thương mại và số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã thực hiện giảm giá trước đó, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
3. Khi áp dụng giảm giá hàng bán sau khi đã xuất hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu, nếu phát hiện hàng hóa bị lỗi hoặc không đảm bảo chất lượng và giảm giá bán cho người mua, cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã xuất ban đầu.

Các bước viết hóa đơn điều chỉnh giảm 

Để lập hóa đơn điều chỉnh giảm, bạn sẽ tiến hành theo các bước sau:

• Bước 1: Cả bên bán và bên mua phải lập biên bản ghi nhận sai sót hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
• Bước 2: Bên bán tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn giảm vào Bảng kê theo mẫu 01-1/GTGT. Đồng thời bên mua tiến hành kê khai vào mẫu 01-2/GTGT đã quy định.
• Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn đã điều chỉnh cho bên mua.

Khi nào bạn phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, lập biên bản hủy, thu hồi hóa đơn

Trong trường hợp hóa đơn điện tử ban đầu bị sai thông tin khách hàng và khách hàng có nhu cầu muốn chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn cho chính xác, bên bán và bên mua sẽ thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên sẽ giữ một bản để khai báo khi có cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử

Những lưu ý khi bạn điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm (-).
• Hóa đơn điện tử sai sót đã hủy vẫn phải lưu trữ để phục vụ công tác tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải trùng khớp ngày với hóa đơn điều chỉnh.
• Nội dung của biên bản điều chỉnh cần thể hiện rõ ràng các thông tin: Điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu, ngày lập hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn điều chỉnh, ngày tháng, ký hiệu và nội dung điều chỉnh.

• Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót đã thực hiện kê khai thuế, ngoài biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, kế toán phải lập thêm cả hóa đơn điều chỉnh.
• Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không bị sai, kế toán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
• Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được người bán và người mua ký điện tử và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Trường hợp bên mua không có chữ ký điện tử kế toán sẽ tiến hành lập biên bản thỏa thuận và ký bằng giấy.