Chi tiết về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Lợi ích khi lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi đến với điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, chúng ta sẽ điểm qua những lợi ích mà nó mang lại.

Cụ thể: 

• Việc in ấn, thông báo phát hiện hóa đơn không mất nhiều thời gian. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử sau 2 ngày kể từ khi đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và nộp thông báo phát hành hóa đơn;
• Nhanh chóng trong việc tạo, gửi/nhận hóa đơn cho khách hàng bằng phương thức điện tử
• Giảm chi phí chuyển phát do không cần gửi hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện hoặc đơn vị vận chuyển;
• Giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn cũng như tăng cường khả năng bảo mật; 

• Giúp việc lưu trữ và quản lý hóa đơn dễ dàng hơn, tránh được tình trạng thất lạc, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy;
• Hạn chế sai sót khi lập hóa đơn như: tẩy, xóa, thông tin sai lệch,…;
• Giảm nguy cơ mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan.

Thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào?

Tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2018 đã đề cập đến thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020. Tuy nhiên mới đây, tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến ngày 1/7/2022. Cụ thể:

• Trước ngày 01/7/2022: Chỉ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các cơ sở kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi đã đáp ứng được điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử về hạ tầng công nghệ thông tin.
• Từ ngày 01/7/2022: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hầu hết doanh nghiệp. Đặc biệt, một số trường hợp như: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ, cá nhân hoặc hợp tác xã đang kinh doanh tại địa bàn khó khăn và đặc biệt khó khăn về điều kiện kinh tế – xã hội; không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,.. sẽ được loại trừ.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất mà doanh nghiệp cần biết

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

• Đơn vị là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế trong khai thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Chữ ký điện tử theo quy định.
• Sở hữu địa điểm, các đường truyền tải, mạng thông tin cũng như thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
• Có đội ngũ thực thi đủ trình độ, năng lực tương xứng với các yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định.
• Đã trang bị phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán và đảm bảo dữ liệu của HĐĐT khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có thể tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

• Sở hữu các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ. Bao gồm: Hệ thống lưu trữ phải đáp ứng hoặc chứng minh được là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, khi hệ thống gặp sự cố, phải đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Kế toán Nhất Việt – Đơn vị hỗ trợ dịch vụ hóa đơn điện tử tại Đà Nẵng

Có thể thấy, điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử gồm nhiều nội dung và yêu cầu. Đồng thời, thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đang đến gần khiến nhiều người bán hàng, cung cấp dịch vụ lo lắng trong việc thực hiện chuyển đổi. Theo đó, Kế toán Nhất Việt tự hào là một trong những đơn vị hỗ trợ dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử tại Đà Nẵng uy tín, chất lượng cao. Giúp khách hàng giải quyết vấn đề này một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.  

Kế toán Nhất Việt cam kết hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc khởi tạo và áp dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời cung cấp cho người dùng nhiều chức năng hữu ích, gia tăng hiệu quả công tác kế toán: Cụ thể:

• Tư vấn điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cũng như những thông tin, nghị định liên quan;
• Hỗ trợ đăng ký khởi tạo hóa đơn điện tử;
• Hướng dẫn tạo hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng;
• Hỗ trợ lập nhiều hóa đơn trên 1 file excel, giúp việc lưu trữ và quản lý dễ dàng hơn;
• Tổng hợp và chi tiết doanh thu phân khúc khách hàng;
• Xuất báo cáo bảng kê về danh mục hàng hóa, dịch vụ cung ứng.