Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định

Để công việc tiến hành thành lập văn phòng đại diện được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, bạn cần tìm hiểu và đáp ứng đủ những điều kiện dưới đây:

• Chỉ được mở văn phòng đại diện sau khi công ty được thành lập, vì vậy không thể thực hiện cùng lúc hai thủ tục thành lập công ty và văn phòng đại diện.
• Việc đăng ký tên văn phòng đại diện bắt buộc phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” theo đúng quy định. Không được đặt trùng hay gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang hay tên của tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp, trừ trường hợp đã nhận được sự chấp thuận của các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó.
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch và không được tham gia vào hoạt động kinh doanh. Do đó, trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.

• Trưởng văn phòng đại diện không được phép ký bất cứ hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
• Quy định về địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như quy định về trụ sở của công ty).
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các vấn đề thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận theo đúng quy định của pháp luật về nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện

Để có thể đăng ký mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những tài liệu sau đây:

• Nộp hồ sơ thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng làm việc (theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng làm việc (đối với công ty cổ phần và công ty TNHH 2 thành viên trở nên).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu doanh nghiệp.
• Bản sao hợp lệ đã công chứng một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân như: Chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu của người đứng đầu đại diện cho văn phòng.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhập thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với những doanh nghiệp hoạt động theo giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung theo đúng quy định pháp luật.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ đăng ký.
• 01 bản công chứng chứng minh thư/căn cước công dân/hộ chiếu hợp lệ, còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Kế Toán Nhất Việt

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, thì mọi thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là các bước thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện Đà Nẵng theo đúng quy định pháp luật:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ thành lập văn phòng đại diện

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ 01 chứng minh thư/căn cước công dân/hộ chiếu công chứng, còn hiệu lực của trưởng văn phòng đại diện. Những thông tin cơ bản như tên, trụ sở văn phòng và số điện thoại của văn phòng. Kèm theo 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ đăng ký và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sau khi đã nhận được đầy đủ thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng, Kế Toán Nhất Việt sẽ tiến hành soạn hồ sơ. Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày để chuyển cho khách hàng ký đóng dấu.

Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại: Văn phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở theo đúng quy định. Bên cạnh đó, bạn cần phải nộp một khoản lệ phí về công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Văn phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận được hồ sơ hợp lệ.