Những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất mà bạn cần biết

Hóa đơn điện tử và những quy định về hóa đơn điện tử

Căn cứ vào khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ: 

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Quy định về điều kiện của tổ chức được khởi tạo hoá đơn điện tử 

Căn cứ theo Quy định về người bán được phép khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

• Phải là tổ chức kinh tế hoặc doanh có đủ điều kiện và đang thực hiện các giao dịch điện tử trong kê khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế sử dụng các giao dịch điện tử trong trong hoạt động ngân hàng. 
• Để có thể đáp ứng được yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ các hóa đơn điện tử, phải có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và thiết bị truyền tin. 
• Có sử dụng chữ ký số (chữ ký điện tử) theo pháp luật quy định. 
• Để đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử cung ứng hàng hóa, dịch vụ được tự động chuyển vào hệ thống kế toán tại thời điểm lập hóa đơn thì cần phải có phần mềm bán hàng hóa, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm (cơ sở dữ liệu) kế toán. 
• Cần phải có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng khi lưu trữ: hệ thống lưu trữ thông tin, dữ liệu cần phải đáp ứng hoặc chứng minh được là tưởng thích với những chuẩn mực về hệ thống lưu trữ thông tin, dữ liệu; đảm bảo quy trình sao lưu và phục hồi thông tin, dữ liệu khi gặp sự cố, rủi ro. 

Một số nội dung quy định về hóa đơn điện tử

Những nội dung theo quy định về hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng đủ khi khởi tạo hóa đơn điện tử: 

• Đáp ứng đủ tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu. Trong đó, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn thực hiện theo quy định.
• Nội dung về thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. 
• Nội dung về thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. 
• Thông tin về tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng và đơn giá hàng hóa; thành tiền ghi theo hai hình thức là bằng số và chữ. Đối với đơn GTGT, ngoài dòng đơn giá là giá chưa kèm theo thuế GTGT, thì bắt buộc phải có dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền cần phải thanh toán ghi bằng số và chữ. 
• Phải có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của bên bán hàng hóa, dịch vụ; ngày, tháng, năm tạo lập và tiến hành gửi hóa đơn. Trong trường người mua là đơn vị kế toán thì cần phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua. 

• Hình thức hóa đơn được thể hiện Việt, trong trường hợp cần phải sử dụng tiếng nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt nhưng có kích cỡ nhỏ hơn tiếng Việt. 
• Quy định về cách thức chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ phải đặt dấu chấm (.); phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị nếu ghi chữ số sau sau chữ số hàng đơn vị.