Nguyên tắc quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tổng quan về hóa đơn điện tử  

Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính: 

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại: 

• Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn bán hàng và những loại hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, vé thu tiền bảo hiểm,…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng đường hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế,… 

Nguyên tắc quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử 

Khi dùng HĐĐT cần đảm bảo những nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc tính liên tục và theo trình tự thời gian; một số hóa đơn chỉ được lập và dùng một lần duy nhất. 

Hóa đơn được lập bằng giấy nhưng lại được truyền và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử thì không phải là HĐĐT. Hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau: 

• Có sự đảm bảo đầy đủ tính tin cậy về tính toàn vẹn thông tin dữ liệu chưa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở hình thức cuối cùng là HĐĐT. 
• Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn là thông tin đảm bảo phải đầy đủ và chưa bị thay đổi, trừ trường hợp thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hoặc hiển thị thông tin dưới dạng HĐĐT. 
• Toàn bộ thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập và dùng dưới dạng hoàn chỉnh bất cứ lúc nào khi cần thiết.

Quy định về ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn

Ngày ký hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử có được khác nhau không? chính là câu hỏi rất được quan tâm và thắc mắc. Theo khoản 9 điều 10 Nghị định 123: thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm mà người bán và người mua ký chữ ký số trên HĐĐT được hiển thị theo với định dạng ngày, tháng, năm (dương lịch). 

Thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn nếu trong trường hợp hóa đơn điện tử đã tạo lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác với thời điểm lập hóa đơn. Chính vì vậy, ngày ký hóa đơn và ngày lập hóa đơn không nhất thiết phải trùng lặp nhau.  

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử đúng chuẩn 

Lập hóa đơn điện tử 

• Người bán hàng, cung cấp dịch vụ tiến hành thủ tục HĐĐT tại hệ thống phần mềm lập HĐĐT của bên bán. 
• Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử (người bán hàng hóa, dịch vụ) truy cập vào chương trình hệ thống tạo lập HĐĐT của tổ chức trung gian chuyên cung cấp giải pháp HĐĐT để tiến hành khởi tạo và tạo lập HĐĐT. 

Gửi hóa đơn điện tử 

• Gửi trực tiếp: phía bên người bán thực hiện tiến hành lập HĐĐT trên phần mềm lập HĐĐT, ký điện tử hóa đơn và truyền thông tin dữ liệu trực tiếp đến hệ thống phần mềm của người mua thông qua cách thức truyền nhận HĐĐT giữa hai bên. 
• Gửi thông qua đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập trực tiếp vào chương trình phần mềm hệ thống HĐĐT của đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian để khởi tạo, tiến hành lập hóa đơn bằng chương trình lập HĐĐT vào hệ thống sau đó. Cuối cùng là gửi cho người mua HĐĐT khi có chữ ký điện tử của người bán. 

Hình thức xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập 

• Trong trường hợp hóa đơn đã được lập và đã được gửi cho người mua nhưng chưa gửi hàng hóa hoặc chưa kê khai thuế, nếu có phát hiện sai sót thì chỉ được phép hủy khi nhận được sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử khi đã bị hủy thì phải được lưu trữ lại phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 
• Đối với trường hợp đã lập hóa đơn và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ cũng như đã kê khai thuế, nhưng sau đó nhận thấy có sai sót thì cả 2 bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, có chữ ký điện tử của cả hai 2 bên, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử có điều chỉnh sai sót và kê khai lại theo điều chỉnh.