Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty chuẩn cần biết

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm những gì?

Khi thay đổi địa chỉ công ty, các đơn vị, cá nhân, tổ chức phải làm hồ sơ để nộp cho cơ quan thuế và Sở Kế hoạch & Đầu tư. Dưới đây là thông tin giấy tờ cần chuẩn bị chi tiết cho bạn tham khảo.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan thuế

Trường hợp thay đổi đăng ký kinh doanh tại một địa chỉ mới cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, bạn không cần phải thay đổi cơ quan thuế. Ngược lại, khi thay đổi địa chỉ công ty sang khu vực tỉnh thành khác, bạn phải chuẩn bị:

• Hồ sơ đăng ký cho nơi chuyển đi: Gồm 1 tờ khai (theo mẫu 08-MST – Thông tư 105/2020/TT-BTC), 1 bản sao giấy phép kinh doanh tại địa chỉ mới do cơ quan có thẩm quyền phụ trách và 1 số tài liệu khác. 
• Hồ sơ đăng ký cho nơi chuyển tới: Các cá nhân, tổ chức, hộ gia đình… cần chuẩn bị 1 thông báo chuyển địa chỉ ( theo mẫu chung của Cơ quan thuế), 1 giấy cấp phép kinh doanh ở nơi mới và 1 số tài liệu khác.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cho Sở Kế hoạch và Đầu tư

Ngoài làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan thuế, bạn cũng cần chuẩn bị thêm các giấy tờ liên quan để nộp Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tùy vào từng trường hợp, hồ sơ cần bổ sung thêm một số tài liệu theo quy định của nhà nước. Cụ thể như:

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng tỉnh hồ sơ bao gồm: 

• Giấy thông báo thay đổi địa chỉ có ghi đầy đủ các thông tin tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ mới, chữ ký người đại diện có ghi rõ họ tên.
• Quyết định của các thành viên hợp danh hoặc chủ sở hữu, đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa điểm công ty
• Bản sao biên bản họp thống nhất về vấn đề thay đổi địa chỉ công ty
• Bản gốc công văn cơ quan thuế về việc đồng ý cho đổi địa chỉ từ chỗ cũ sang nơi mới trong cùng 1 tỉnh.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh hồ sơ bao gồm:

• Tài liệu thông báo thay đổi địa chỉ có ghi đầy đủ các thông tin như: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ mới và chữ ký người đại diện (có kèm họ tên)
• Bản sao điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung về việc thay đổi địa chỉ công ty
• Danh sách người đại diện ủy quyền hoặc danh sách thành viên hợp danh, đại hội đồng cổ đông của công ty
• Quyết định của các thành viên hợp danh, đại hội đồng cổ đông, chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty
• Bản sao biên bản cuộc họp liên quan đến việc thay đổi địa chỉ công ty (có đại diện người tham gia là những thành viên quan trọng)  

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty đúng chuẩn

Để thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần thực hiện theo quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Thủ tục cho cơ quan thuế

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan thuế

Trong trường hợp, công ty thay đổi địa chỉ khác quận và tỉnh phải thông báo cho cơ quan quản lý. Khi tiếp nhận được thủ tục, cơ quan thuế sẽ chốt sổ ở địa chỉ cũ và làm công văn xin chuyển sang địa chỉ mới cho doanh nghiệp. Thời gian có thể kéo dài từ 7 đến 10 ngày. Đối với những công ty thay đổi địa chỉ cùng quận huyện không cần phải thực hiện bước này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo mẫu

Tiếp theo trong quá trình thay đổi địa chỉ công ty là chuẩn bị các giấy tờ được liệt kê ở trên để nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tuy nhiên, công việc này chỉ có thể thực hiện khi đã có công văn từ cơ quan thuế chuyển tới địa chỉ mới.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi địa điểm công ty tới Sở Đầu tư và Kế hoạch

Nộp hồ sơ thay đổi địa điểm công ty tới Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư

Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến cho Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được thông qua và nộp tới cơ quan đăng ký. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ mới cho công ty.

Bước 4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới

Khi kiểm tra và nhận thấy hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký với thông tin về địa chỉ được thay đổi như ý muốn.