Xử lý nhanh lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế

Nguyên nhân lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế

Đây là lỗi khá phổ biến, thường bắt gặp khi số seri chữ ký số bị thay đổi trong lúc gia hạn hoặc mua chữ ký mới của nhà cung cấp khác. Điều này dẫn đến hệ thống gửi thông báo chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế.

Mỗi chứng thư số có một dãy số seri khác nhau, vì vậy, bạn cần phải cập nhật chứng thư số mới trong thông tin tài khoản của bạn khi gia hạn hoặc chuyển đổi chữ ký số.

Khắc phục nhanh lỗi chứng thư chưa được đăng ký với cơ quan thuế

Để khắc phục lỗi, bạn cần thực hiện đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.

Bước 1: Đăng nhập

Bạn đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử theo đúng mã số thuế và mật khẩu.

Bước 2: Thay đổi thông tin của chứng thư số

Để cập nhật trạng thái của chứng thư số mới trên hệ thống, bạn chọn mục Quản lý tài khoản trên thanh menu, sau đó chọn Thay đổi thông tin dịch vụ.

Tiếp theo, bạn thực hiện thay đổi thông tin về chứng thư số mới lần lượt trên hai hệ thống là Nộp thuế điện tử và Khai thuế điện tử.

Với hệ thống Nộp thuế điện tử

Thay đổi thông tin của chứng thư số với hệ thống Nộp thuế điện tử

Bạn nhấn chọn chức năng Thay đổi thông tin dịch vụ nằm trong mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử. Chọn Thay đổi CKS khi màn hình hiển thị thông tin về chữ ký số. Tiếp đó, nhập mã PIN của chứng thư số, nhấn Chấp nhận để thay đổi thông tin. Nhấn Tiếp tục để gửi tờ khai đăng ký thay đổi, cuối cùng nhấn Ký và gửi.

Khi cửa sổ mã PIN hiện lên, bạn nhập mã PIN rồi nhấn nút Chấp nhận. Lúc này, hệ thống sẽ gửi thông báo đăng ký thành công. Nhấn Ok để hoàn thành các thủ tục.

Với hệ thống Khai thuế điện tử

Thay đổi thông tin của chứng thư số với hệ thống Khai thuế điện tử

Quy trình thay đổi trên hệ thống Khai thuế điện tử giống với hệ thống Nộp thuế điện tử đã nêu bên trên. Vì vậy, người dùng tiếp tục thực hiện theo các bước thay đổi chứng thư số giống với hệ thống Nộp thuế điện tử.

Một số lưu ý trong quá trình khắc phục lỗi

• Trong trường hợp hệ thống xuất hiện cửa sổ Lựa chọn chữ ký số, bạn hãy nhấn chọn chứng thư số có thời hạn dài nhất trong danh sách.
• Để thay đổi chứng thư số thành công thường mất khoảng 2 giờ. Sau thời gian này, kế toán có thể sử dụng chứng thư mới đã được đăng ký để nộp thuế điện tử.

Các thắc mắc khác về đăng ký chứng thư số

Có thể đăng ký nhiều hơn một chữ ký số không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều hơn một chữ ký số để thực hiện ký trên hóa đơn điện tử của mình. Tuy nhiên, các chữ ký số này cần đảm bảo được các điều kiện sau:

• Chữ ký số phải tuân thủ đầy đủ quy định về tính hợp lệ: có mã số thuế doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không được thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi.
• Chữ ký số phải được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế trước khi đưa vào thực hiện ký trên hóa đơn điện tử.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng chung USB Token không?

Về mặt pháp lý, mỗi chứng thư số là một con dấu, doanh nghiệp cần quản lý chứng thư số giống như quản lý con dấu của mình. Vì thế, các doanh nghiệp phải sử dụng các USB Token khác nhau để tránh việc sử dụng chứng thư số của nhau một cách bất hợp pháp. 

Đăng ký chữ ký số với hải quan bằng cách nào?

• Bước 1: Bạn truy cập vào trang web của Tổng cục Hải quan. Chọn phần Dịch vụ công, nhấn vào Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
• Bước 2: Nhập các thông tin được yêu cầu. Trong đó, mã doanh nghiệp là mã số thuế của doanh nghiệp, số CMT là số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật đối với doanh nghiệp đó. Tiếp đó, nhấn Xem thông tin.
• Bước 3: Nhấn Xem thông tin chứng thư số. Ở bước này, bạn nhập các thông tin về ngày hiệu lực đăng ký và ngày hết hiệu lực đăng ký, sau đó nhấn vào Đăng ký thông tin.
• Bước 4: Nhập mã PIN và nhấn Ok để hoàn tất các bước đăng ký. Khi có thông báo cập nhật thành công, tiếp tục nhấn Ok.